Analizar el contexto del evento, los temas en disputa, los actores que participarán, los riesgos, las oportunidades y los posibles puntos de entrada.

Definir qué se quiere lograr: posicionar una demanda, influir en un documento, conseguir una reunión, fortalecer una alianza, colocar una narrativa, visibilizar un caso o abrir una ruta de seguimiento.

Identificar gobiernos, agencias, mecanismos, organizaciones aliadas, actores indecisos, posibles opositores, donantes, medios y personas clave.

Preparar mensajes breves, discursos, talking points, notas técnicas, posicionamientos, perfiles de reuniones y materiales de respaldo.

Solicitar reuniones con anticipación, coordinar con organizaciones aliadas, revisar agendas paralelas y definir prioridades.

Definir quién vocera, quién toma notas, quién da seguimiento a reuniones, quién monitorea negociaciones, quién cuida redes, quién documenta y quién acompaña a vocerías expuestas.

Anticipar riesgos de exposición, ataques, agotamiento, vigilancia, uso de imágenes, manejo de información sensible y cuidado emocional.

Intervenir con mensajes claros, breves y alineados con los objetivos de incidencia.

Registrar con quién se habló, qué se solicitó, qué respuesta hubo, qué compromisos quedaron y cuál será el siguiente paso.

Aprovechar paneles, side events, encuentros de sociedad civil o reuniones informales para posicionar mensajes y construir alianzas.

Tomar notas, guardar contactos, registrar compromisos, identificar lenguaje relevante y sistematizar aprendizajes.

Mantener comunicación entre integrantes del equipo, repartir tareas y tomar decisiones rápidas cuando cambie el contexto.

Mantener comunicación entre integrantes del equipo, repartir tareas y tomar decisiones rápidas cuando cambie el contexto.

Identificar qué actores se acercan, qué narrativas circulan, qué posiciones cambian y qué oportunidades pueden abrirse.

Enviar correos, compartir materiales prometidos, solicitar próximas reuniones y dar continuidad a acuerdos.

Ordenar notas, contactos, aprendizajes, riesgos, resultados y oportunidades futuras.

Compartir con la organización, red o colectiva qué ocurrió, qué se logró, qué quedó pendiente y qué decisiones deben tomarse.

Preparar mensajes de balance, publicaciones o posicionamientos que visibilicen aprendizajes, demandas y próximos pasos.

Mantener contacto con organizaciones, movimientos, agencias, donantes o instituciones que puedan acompañar la estrategia.

Revisar si los objetivos se cumplieron, qué funcionó, qué no funcionó y qué se haría distinto en una próxima participación.

Definir acciones concretas para los siguientes 30, 60 y 90 días.